浅谈电子档案的管理
窦兰云 国网山东郓城县供电公司 274700
【文章摘要】
从1946 年第一台计算机诞生至现在，短短60 多年，电子计算机技术以空前的速度急剧发展，并应用于政治、军事、经济、文化以及人类生活各个领域。由于办公自动化的进一步发展和深化，特别是电子计算机和通信技术相结合形成了信息技术产业，过去用纸墨、照相等形成和传递的政府机关公文以及图书、图纸、图像、文献资料等，都日趋以电子计算机进行，纸质档案将愈来愈被电子档案所替代。由于电子档案的特性和表现的功能不同于纸质档案，其管理的方法和要求也不同于纸质档案。
【关键词】
电子档案；收集；管理
1 电子档案的收集与积累
电子文件的形成到电子文件的归档有一段时间间隔，在这一段时间内，电子文件有被更改的可能，因此，为保证归档电子文件的真实性，电子档案的收集积累工作必须从电子文件形成阶段开始。这就要求了解和掌握电子档案形成规律和形成过程的形成者或承办者按照归档要求将形成的电子档案收集积累下来，进行整理归档，向档案部门移交。
电子档案的收集积累往往是在计算机网络系统上进行，由于记录系统有自动记录的功能，可用它来记载电子证文件的形成、修改、删除、责任者、入数据库时间等。收集积累过程中的一切变更都应记录在案，建立相应的记录和登记，并与其相应的纸质文件建立标识关系，尤其是对“无纸化”系统生成的电子文件，应当有更严格的措施，必要时，应在收集积累过程中，制作备份，以免系统发生意外情况时文件丢失。
2 电子档案的整理和归档
2.1 与纸质档案相比较，电子档案在数据库中是以虚拟形式存在的。所以电子档案的整理就是按照一定的原则和方法，将收集积累的电子档案分门别类进行清理，给每份电子档案一个固定的唯一的号码，从而是全部电子档案成为一个有机整体，构成有序的虚拟状态，并通过检索，可以提取电子档案并在计算机屏幕上显示出来，因此无论在任何条件环境下，都要拷贝一套保存，并对这套软、硬件环境作说明。有些必须以纸质档案存在的，可输出纸质档案保存。
2.2 紧密结合电子档案的特点，处理好电子档案与纸质档案的关系。
2.3 电子文件的归档就是将计算机或网络的存贮器上拷贝或刻录到可移动的磁、光介质上以便长期保存的工作。电子文件的归档一般在年度或任务完成后，或一个阶段之后的一段时间内进行，也可视其具体情况而定。因涉及电子文件的技术环境条件，存贮一套，借阅一套。要求存档的电子文件有准确说明配套软、硬件环境，归档电子文件格式尽可能的通用、标准。在拷贝过程中可采用数据压缩工具对经过整理的电子文件进行压缩，然后刻录磁、光介质上。
2.4 归档时应对电子文件进行全面、认真的检查，在内容方面检查归档的电子文件是否齐全完整，真实可靠；相应的机读目录、伺服软件，其它说明是否一同归档，归档的电子文件是否为最终稿本，电子文件与相应的纸质或其它载体文件的内容与相关说明是否一致，软件产品的源程序与文本是否一致等。在技术方面应检查归档电子文件载体的物理状态，有无病毒，读出准确性等。
3 电子档案的安全措施
为了确保电子档案内容的真实、可靠，保证电子档案在存贮、传输过程中的安全、保密，防范对电子档案的非法访问和随意改动，在日常工作中就要对电子档案的安全采取相应保护措施。
3.1 加密技术
采用加密技术可以确保电子档案内容的非公开性。在电子档案的传输中通常采用“双密钥码”进行加密，由于加密和解密使用不同的密钥，因此第三者很难从载获的密文中解读原文来，这对于传输的电子文件具有很好的保护效果。
3.2 身份验证
为了防止无关人员进入系统对文件或数据访问，有必要对一些系统设置用户身份验证，当用户要求进入系统访问时，首先输入自己的通行字，如果验证合格方可进入系统对相关业务访问，否则将被拒止系统门外。
3.3 防火墙
防火墙的安全保障能力仅限于网络边界，通过网络监控系统监测所有通过防火墙的数据源，使被保护网络的结构不受侵犯。
3.4 防写措施
将一些重要文件设置为“只读”状态， 在这种状态下，用户只能从计算机上读取信息，而不能对其做任何修改。以保持电子文件的原始和真实性。
4 电子档案的利用
从利用角度上来讲电子档案与纸质档案相比，显著不同的是更快捷、更方便。对档案部门来说，电子档案提供利用，一般有三种方法：提供拷贝、通信传输、直接利用。而从再利用中的保密与安全角度来讲，电子档案提供利用方式的多样化决定了电子档案比纸质档案更加难以控制。电子档案涉及到的人员有档案载体的保管人员、数据系统管理人员、利用者及维护操作人员等，由于各自工作性质和责任不同，因此在利用中，应根据人员级别、层次进行使用权限的认定，根据电子档案内容的密级和开放程度，来确定其使用控制程度，在使用中依据利用者背景和利用目的来决定对其授权。对涉及使用未经授权的功能，应能拒绝响应并给予告警提示。
采用的利用方式，应视利用者的情况而定，不能无原则地向所有利用者提供全部利用方式，要依据电子档案内容的密级层次，进行有效的管理。一般情况下，对于内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的制作；采用通信传输或者直接利用方式时，对有密级的信息内容要进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定期的更换。为了对利用工作查证保存可靠依据，系统应对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动进行相关记录。
目前国家档案局已经出台了一系列电子文件与电子档案的管理规定与技术标准，作为档案管理部门应在电子档案与传统载体档案共存的局面中及时加强对电子档案的收集、积累及安全防范措施管理，同时要处理好继承与创新的关系，合理借鉴传统档案的管理原则和方法，充分考虑技术因素，做到创新中继承，继承中有创新。
